ORGANISATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE L’ASSOCIATION

TITRE 3 – ORGANISATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE L’ASSOCIATION

L’Association se compose d’établissements et services et d’un siège. Le Directeur général est responsable de l’ensemble dans le cadre d’un organigramme adopté par le Conseil d’Administration.

3.1 - Rôle de la Direction générale

La fonction de « direction générale » correspond à la mise en œuvre de la fonction exécutive au sein de l’association, par délégation de pouvoir aux membres de la direction générale.

3.1.1 – Rôle du Directeur général

Mission

Le Directeur général assure la permanence de l’Administration de l’Association.

Il prépare les travaux des différentes instances de l’Association (Conseil d’Administration, Assemblée Générale et Commissions ad hoc). Il est chargé de l’application et du suivi des décisions des instances statutaires de l’association.

Il met en oeuvre, anime et coordonne la politique de l’Association sous tous ses aspects techniques, administratifs et de gestion. Il anime et coordonne une équipe de directeurs. Il est responsable de la sécurité générale des personnes et des biens.

Il rend compte régulièrement de sa mission au Président de l’Association et au Bureau.

Il garantit la bonne application du présent règlement général de fonctionnement. Il veille à la diffusion du règlement général de fonctionnement qui devra être affiché dans chaque Etablissement et Service de l’Association.

Administration

Le Directeur Général est responsable devant le bureau, de manière permanente. A ce titre, il est responsable des actions qu’il développe et de celles de l’ensemble du personnel. Dans ses actes, il engage la responsabilité de l’Association.

Le Directeur général, par délégation du Président :

- représente l’Association dans les interventions et démarches nécessaires à son bon fonctionnement auprès des Collectivités, de l’Administration et de ses services, des Organismes de Contrôle.

En conséquence, il assure la liaison avec l’ensemble des partenaires associés à l’action de l’Association au plan départemental, régional, national et européen.

Par délégation, le Directeur général est le représentant de l’Association vis-à-vis des Pouvoirs Publics et donne aux Directeurs d’Etablissements et de Services toutes les instructions et informations nécessaires pour que les liaisons correspondant à la marche de leur service soient assurées.

- prépare les documents nécessaires à la tenue et aux délibérations des Assemblées Générales et du Conseil d’Administration et réalise les procès-verbaux qui seront soumis à l’approbation de chacune de ces instances ;

- prépare les éléments destinées au rapport moral soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale lequel comprend les rapports d’activité des services ;

- est le représentant permanent du Président et du Conseil auprès des Etablissements et Services, chargé de l’exécution et du contrôle des décisions dudit Conseil d’Administration ;

- doit veiller à la bonne exécution avec les Directeurs des Etablissements et Services des projets pédagogique, éducatif et thérapeutique tels qu’ils ont été acceptés par le Conseil d’Administration ;

- travaille en étroite collaboration avec les Directeurs des Etablissements et Services. A cette fin est mis en place un Comité de Direction tel que défini au paragraphe 3.2 ;

- est l’intermédiaire habituel entre les Directeurs d’Etablissements et de Services et le Président ;

- a un devoir d’alerte auprès du Président en cas de dysfonctionnement constaté dans un établissement ou service de l’association ;

- veille à ce que soit souscrit, pour toutes les activités développées par les services de l’Association, un contrat d’assurance garantissant :

. la responsabilité civile de l’Association qui pourrait être recherchée du fait des adultes et des enfants, et le cas échéant des parents, des stagiaires, des personnes bénévoles qui apportent leur concours ;

. les accidents susceptibles de survenir à ces différentes personnes ;

. les risques dus à l’implantation (incendie, dégâts des eaux, vols, tempêtes...).

- rend compte au Président des modalités d’organisation qu’il met en place pendant ses absences ;

Administration du personnel

Le Directeur général assume en tant que représentant permanent du Président l’ensemble des obligations découlant des relations entre employeur et salariés sur les plans législatif, réglementaire et conventionnel.

Il veille à l’application de la Convention Collective de référence, des accords de travail réglementairement conclus, des textes réglementaires en matière de droit du travail, d’hygiène et de sécurité.

Il veille à la bonne exécution des procédures d’embauche telles que définies au titre IV du présent règlement général.

Avec le Président ou son représentant, il prépare et participe à la négociation collective annuelle avec les organisations syndicales représentatives et lors de toute négociation éventuelle.

Le Directeur Général assiste le Président de l’association dans le cadre du Comité d’Entreprise.

Gestion

Le Directeur général adopte le principe de répondre aux appels d’offres d’un montant prévisionnel inférieur à 100.000 €. Il valide tout marché d’un montant inférieur à 30.000 €.

Le Directeur général participe à l’élaboration et à la négociation des budgets prévisionnels des Etablissements et Services. Il en assure avec les Directeurs des Etablissements et Services, la négociation avec les autorités de contrôle financier.

Il assure le contrôle de l’exécution des budgets engagés par les Directeurs et Responsables des Etablissements et Services distincts.

Il participe à l’élaboration des programmes pluriannuels de gros travaux et d’investissements en liaison avec le Conseil d’Administration.

Il est l’ordonnateur des dépenses d’investissements et de fonctionnement en vertu des délégations qui lui sont confiées.

Il contrôle et valide les dépenses de fonctionnement ordonnancées par les Directeurs des Etablissements et Services, en vertu des délégations qui lui sont confiées.

Sous l’autorité du Trésorier, il assure la gestion de la trésorerie , endosse tout chèque reçu par l’association, signe tout virement de compte à compte dans le cadre des achats et ventes de produits de placement.

D’une manière générale, il s’assure du respect des procédures administratives, comptables, financières et juridiques mises en place par l’Association.

Il définit le montant des retraits autorisés pour la gestion des caisses dans les établissements et services.

En liaison avec le Conseil d’Administration et sous la responsabilité du Trésorier, il veille à ce que les observations, les recommandations et les redressements notifiés par le Commissaire aux Comptes soient appliqués.

3.1.2 Rôle des services du siège

Le siège est à appréhender sous le triple concept de « siège social », « direction générale » et « services communs ».
La fonction de « direction générale » correspond à la mise en œuvre de la fonction exécutive au sein de l’association, par délégation de pouvoir aux membres de la direction générale.

La fonction de « siège social » correspond à la dimension statutaire de l’association entraînant l’appui logistique au bon fonctionnement des instances statutaires (bureau, CA, AG et commissions ad’hoc) : préparation des convocations, des dossiers, compte rendus, tenue des registres légaux ,etc…

La fonction de « services communs » correspond aux prestations techniques assurées par le siège au bénéfice direct des établissements et services : comptabilité, paye, soutien informatique, contrôle de gestion, dossiers formation, veille juridique et réglementaire, communication…

L’organigramme du siège est arrêté par le Conseil d’Administration sur proposition du bureau.

3.1.3 Les cadres attachés à la Direction générale

Ces cadres assurent les responsabilités qui leur sont définies par lettre de mission du Directeur général après validation du bureau.

3.2 Le Comité de Direction

Composition :
- Le Directeur général qui en assure l’animation
- les Directeurs d’Etablissements et de Services
- le Contrôleur de gestion

De manière permanente ou ponctuelle, les Directeurs-Adjoints peuvent y participer sur proposition du Directeur de l’Etablissement ou du Service ainsi que les Responsables de Services rattachés au Siège sur invitation du Directeur Général.

Rôle
Lieu d’échanges permanent, il permet de réfléchir à la complémentarité des actions par une meilleure connaissance des projets de fonctionnement de chaque établissement et service et de leur évolution dans le cadre du Projet Associatif.

Observatoire de l’évolution des besoins, il contribue à la production d’éléments d’analyse susceptibles d’éclairer le Conseil d’Administration et le Directeur général dans les choix politiques à opérer.

Il participe à l’élaboration des décisions stratégiques et, à ce titre, dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Associatif, arrête un programme d’actions pluriannuel soumis au Conseil d’Administration définissant les champs d’actions prioritaires.

Il favorise toute réflexion technique et suscite les réflexions nécessaires à l’évaluation des actions entreprises. Il est consulté par Le Directeur général sur des nouveaux projets portés par l’Association.

Il est une aide à la décision en termes d’organisation générale du fonctionnement associatif touchant à la bonne marche des Etablissements et Services.

Il facilite la cohérence des différentes interventions mises en œuvre par l’Association, l’organisation des personnels et des pratiques administratives et financières.

Il permet et favorise la circulation de l’information. Le Directeur général communique aux Membres du Comité de Direction ce qui a trait au fonctionnement général de l’Association (décisions du Conseil d’Administration – relations avec le Comité d’Entreprise, les organisations syndicales, les organismes de contrôle, …). De leur côté, les membres du Comité communiquent aux autres participants ce qui a trait au fonctionnement de l’Etablissement ou Service dont ils sont responsables et qui peut permettre une meilleure connaissance des actions menées.

Il est le lieu d’information des mandats exercés par ses membres tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Association.

Organisation

Le Comité de Direction se réunit au moins une fois par mois. L’ordre du jour est préalablement établi par le Directeur général en tenant compte des suggestions et propositions qui peuvent être formulées par les Membres.

Un compte-rendu est rédigé. Celui-ci est adressé à chacun des Membres et pour information au Président de l’Association et aux Membres du bureau.

Il peut être constitué au sein du Comité de Direction des groupes de travail sur des thèmes d’étude et de recherche. Le rythme et le calendrier de travail de ces groupes sont alors définis par les participants qui y adhèrent. Le résultat de leur travail doit permettre de préparer et d’éclairer les travaux du Comité de Direction.

3.3 Les Commissions transversales

Sur les champs d’intervention couverts par l’Association – Insertion et Protection de l’Enfance-, des commissions peuvent utilement être formées sur la base d’objectifs clairement définis par le Comité de direction et validés par le bureau de l’Association.

La composition de chaque commission, la périodicité des réunions, la durée des travaux à conduire dépendent des objectifs poursuivis.